Dimanche 20 Aout 2017

Les 5 prestataires importants pour organiser un séminaire

salle vide pour accueillir un séminaire

Vous êtes chargé de l’organisation d’un séminaire pour votre entreprise, mais vous éprouvez des difficultés pour la gestion du planning et des partenaires ? Sans expérience et sans aide, vous risquez de commettre un oubli ennuyeux. Voici les prestataires qu’il vous faut absolument contacter.

Trouvez votre loueur de salle

Cela tombe sous le sens et il est peu probable que vous l’oubliez. Cependant, pour trouver la salle adaptée à votre événement et à votre budget, prenez le soin de chercher le lieu au moins six mois, et idéalement un an, à l’avance.
Ne choisissez pas seulement la salle pour son architecture. Établissez votre liste de critères et pour chacun des lieux visités, mettez une note. Capacité d’accueil, prix de la salle, situation géographique par rapport aux transports en commun et aux voies rapides, débit internet, nombre de WC… Tous ces détails sont très importants pour la réussite de votre séminaire.

Choisissez des traiteurs de qualité

Dans les séminaires, l’alimentation est très importante. Proposez des mets de basse qualité. Les participants ne se rappelleront que de ça et écourteront les pauses alors qu’il s’agit d’une étape cruciale pour nouer des liens.
Testez plusieurs traiteurs. Sur demande, ils organisent des dégustations et vous pourrez ainsi vous faire une idée de leurs gastronomies. Soyez également sûr qu’ils ont l’habitude de servir un événement comportant autant de convives que le vôtre. Un manque d'organisation lors des repas et votre planning de la journée se retrouvera chamboulée.

Un prestataire technique réputé

La régie technique d’un séminaire prend en compte aussi bien la structure scénique, l’éclairage, la sonorisation et la gestion des branchements. Un manque de compétences ou l’utilisation d’un matériel inadapté entraînent des problèmes de son et un manque de visibilité. Choisissez un prestataire technique qui connaît son métier. Lors de votre rencontre, posez des questions et demandez-lui ce qu’il prévoit précisément pour votre séminaire.

Du personnel pour l’accueil et les vestiaires

Si vous organisez votre événement au mois de novembre, les participants risquent de peu apprécier de devoir trimballer partout leurs manteaux. Selon l’époque, prévoyez un vestiaire ou du personnel. De même, il est de bon ton de requérir au service d’hôtesses pour accueillir les participants au lieu de les laisser se débrouiller avec difficulté pour comprendre comment l’organisation du séminaire est établie.

Des hébergements pour les participants

Lors de grands séminaires, il arrive que tous les participants soient logés par l’organisateur. Si c’est votre cas, pensez à collecter très rapidement le nombre de personnes qui vont venir afin de pouvoir trouver des logements disponibles. Si vous avez correctement pensé à tous les critères lors du choix de la salle, il devrait y avoir plusieurs hôtels aux environs.
En plus des hébergements, vous pouvez aussi être obligés de réserver des moyens de locomotion comme des chauffeurs personnels pour les participants les plus hauts dans la hiérarchie ou des bus pour les conduire à leur lieu pour la nuit.

N'oubliez pas que le séminaire peut être bénéfique à l'image de votre société, ou au contraire, catastrophique. Si l'organisation se révèle trop compliqué, il existe des entreprises qui pourront s'occuper de l'événement de A à Z.


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