Lundi 26 Juin 2017

Une bonne Assistante de Direction, un atout considérable pour l’Entreprise

une assistante de direction prend des notes

Dans une entreprise, l’Assistante de Direction occupe une fonction clé. Ce n’est pas pour rien que cette fonction est désormais très recherchée par les dirigeants d’entreprise. Cependant, ne la réduisez jamais à une simple secrétaire améliorée. Son travail et ses champs de compétences sont bien plus larges.

L’Assistante : une interlocutrice privilégiée

L’Assistante est souvent la première interlocutrice des clients et partenaires externes, tant au téléphone qu’en face à face lors de leurs éventuelles visites. Quand une personne lui parle d’un dossier, elle doit rapidement se rappeler les détails de celui-ci sous peine de paraître peu professionnelle. Une Assistante de Direction qui n’arriverait pas à assurer lors de ces échanges fait risquer à l’entreprise des pertes de contrat.
Au fait des dossiers, elle va participer à leur constitution, à leur présentation et à leur diffusion.

Connaissance de son dirigeant

En tant que plus proche collaboratrice de son Dirigeant, elle a une parfaite connaissance de son mode de fonctionnement. C’est la personne à laquelle on s’adresse quand on a une information à faire passer au Dirigeant, information qu’elle saura lui faire remonter si nécessaire en trouvant le bon moment et le bon ton.
De plus, elle assiste le Dirigeant. Elle gère son planning, lui rappelle ses obligations de la journée et peut parfois se révéler d’une grande aide pour des sujets externes.

Adaptation face aux problèmes

Pragmatique et ingénieuse, elle sait apporter des solutions aux problématiques qui ne manquent pas de jalonner son quotidien. Sa réactivité est une obligation puisque quand une situation s’annonce difficile, le Dirigeant comme ses employés se tournent souvent vers elle pour une réponse.
Diplomate, elle sait désamorcer les conflits éventuels avec l’extérieur et participer largement au maintien d’une bonne ambiance interne.

Un caractère fort, mais empathique

Son autorité naturelle lui permet d’obtenir dans les délais impartis, les informations nécessaires à l’avancement des dossiers suivis pas son Dirigeant. Cependant, elle ne doit jamais faire preuve d’une autorité excessive sous peine de perdre la proximité dont elle a besoin pour connaître au mieux l’entreprise.
Voilà un échantillon de ce qu’une bonne assistante peut apporter à un Dirigeant et à une entreprise qui saura réellement s’appuyer sur son savoir-faire et son savoir-être.
Si vous en doutiez encore, il est reconnu qu’une bonne secrétaire fait gagner du temps à son Dirigeant et qu’une bonne Assistante lui fait en outre gagner de l’argent !


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