Comment préparer une réception corporative ?

Les secrétaires et les adjoints administratifs d'aujourd'hui sont de vraies travailleuses multifonctionnelles. Exit le temps où l'envoi de lettres et le suivi comptable prenaient la majeure partie de leurs tâches: avec les outils informatiques qui sont de plus en plus perfectionnées, ces hommes et ces femmes sont amenés à réaliser bien d'autres tâches qu'ils n'auraient pas nécessairement anticipé. L'exemple le plus frappant est celui de la réception du temps des fêtes: la secrétaire d'une entreprise de 100 personnes se retrouvera souvent à coordonner un événement majeur pour souligner l'arrivée de Noël et des vacances, une charge qui peut s'avérer très stressante et trop lourde pour la personne qui n'a pas d'expérience à son arc.

Bien qu'il soit impossible de devenir un pro de l'organisation en quelques étapes faciles, il existe tout de même plusieurs conseils qui valent la peine d'être connus. Sans organiser la réception du siècle, vous serez soulagés de voir les mines ravies des convives dans la salle.

S'inspirer des années antérieures

Vous n'avez pas à partir de zéro. Si vous venez tout juste d'arriver dans l'entreprise et qu'on place un dossier aussi important sur votre bureau, allez voir quelques collègues et tâtez leur pouls sur ce qui a été fait dans les années antérieures. Quelle salle de réception avait été louée pour recevoir les gens? Y avait-il eu des cadeaux de présence ou des activités organisées lors de l'événement? Si c'est le cas, les convives avaient-ils apprécié ou les activités avaient-elles fait un flop total? Ce genre de discussion permet de mieux cerner quelles sont les attentes de vos collègues par rapport à la soirée à venir.

Obtenez un budget clair de la part du patron

La première étape pour vous devrait être de prendre conscience des moyens financiers mis à votre disposition. Personne ne veut commencer son plan de match pour se faire dire trois semaines plus tard que tout son travail est irréaliste et qu'il faut recommencer à 0 ! Une fois que vous connaîtrez le chiffre, faites quelques recherches pour voir si le montant semble suffisant pour réaliser ce que vous espérez.

Les principaux postes de dépense pour une réception corporative sont les suivants:

• La préparation de la nourriture par un traiteur
• Le coût de location de la salle de réception
• La distribution des prix de présence, des cadeaux et des autres récompenses (le cas échéant)
• L'embauche du personnel de service. Parfois, vous devrez payer un barman, des serveurs, un spécialiste de la technique (principalement pour les conférences) et une équipe de plonge. L'entreprise vous louant la salle de réception pourrait inclure leur salaire dans le prix final mais cela n'est pas assuré: en vérifiant dès le départ, vous éviterez de vous retrouver avec un trou dans votre budget
• La venue d'un conférencier ou d'artistes pour intéresser le public
• Plusieurs extras peuvent entrer en ligne de compte. On parle d'équipement électronique, de climatisation, du stationnement payé à tous, d'un montant supplémentaire pour que la salle soit réservée plus longtemps, d'un DJ pour faire jouer de la musique en fin de soirée, de petits trucs à acheter pour le bon déroulement de vos activités.

Comme vous pouvez le constater, le prix peut monter assez vite si vous ne faites pas attention. Votre patron pourrait bien sursauter s'il n'a pas été prévenu !

Louez la salle aussi vite que possible

Les entreprises qui offrent la location de votre salle de réception ont certaines périodes beaucoup plus achalandées dans leur emploi du temps. Par exemple, pendant les fêtes, il y a tellement de réceptions organisées que certaines vont faire salle comble dès le mois d'octobre. Si vous ne voulez pas vous retrouver avec les pires salles sur le marché (ou les plus dispendieuses), il serait préférable de vous y prendre un peu en avance.

Outre les fêtes, la période de fin d'année scolaire peut elle aussi entraîner son lot d'engorgement dans le système de location de salles. Imaginez tous les événements qui doivent se tenir pendant cette période: les collations des grades, les bals de finissants, les fêtes de fin de session et autres moments étudiants pourraient entrer en conflit direct avec la future réception que vous planifiiez. De ce fait, en vérifiant rapidement, vous pourrez, dans le pire des cas, déplacer l'événement.

Trouvez un bon équilibre dans la promotion de l'événement

Les gens n'aiment pas se faire bombarder trois fois par semaines par des rappels sur la soirée que vous êtes en train d'organiser: vous pourriez même en lasser certains au point qu'ils décideront de ne plus se pointer. D'un autre côté, si vous attendez à la dernière minute afin de vous faire connaître, plusieurs auront réservé la date pour faire autre chose et vous risquez de vous retrouver le bec dans l'eau !

Le conseil est le suivant: lancez un premier avertissement à un peu moins de deux mois de l'événement, puis lancez un rappel occasionnel (disons de façon bi-mensuelle) si vous avez des annonces importantes à faire. Ajouter de nouvelles informations en dévoilant de petites surprises pourrait être une belle façon de construire l'intérêt autour de votre soirée sans abuser dans la communication. N'allez surtout pas dans le fla fla interminable: donnez les informations importantes afin que les gens prennent le temps de vous lire.

Faites-vous un plan de travail

Vous connaissez le diagramme de Gantt? C'est un outil fréquemment utilisé dans la gestion de  projets afin de représenter de façon graphique et simple les tâches qui doivent être réalisées dans ce dit projet. Cela va de la location de la salle de réception jusqu'à l'embauche du traiteur, la préparation de la salle, les messages envoyés aux invités... bref, TOUT ce que vous devez faire. En couchant vous tâches dans le dit diagramme, vous pourrez plus facilement constater votre progression et étalez votre travail dans le temps. Vous éliminerez une part du stress qui provient de ne pas savoir dans quelle direction le projet se dirige et vous éviterez de tout finaliser à la dernière minute.

Débarrassez-vous du travail aussi tôt que possible

En réalisant 80% à 90% de ce qui peut être fait dans les premières semaines, vous serez en mesure de réagir plus facilement aux imprévus qui surviendront dans les derniers jours précédant l'événement. Sachez qu'il est presque assuré que ces fameux imprévus surviendront, alors arrangez-vous pour être prêt(e) à y faire face.

Continuez de lire

Comme il était mentionné au début de cet article, vous ne pourrez pas devenir professionnel en gestion d'événements du jour au lendemain. D'autres ressources sur le web pourraient sans conteste vous donner quelques conseils intéressants à ce sujet. En mettant en commun le savoir de différents auteurs, votre réception corporative pourrait se transformer en véritable succès ! Bonne chance.