Moderniser ses outils de communication web en entreprise

Aujourd’hui, à l’ère du stockage de l’information sur le Cloud, de l’intégration des outils de visioconférences directement dans les  serveurs de messagerie ou bien encore de la possibilité d’utiliser plusieurs numéros de téléphone  avec un même terminal, les outils de communication web se sont introduits partout. Omniprésents dans le monde de l’entreprise où le partage de l’information ne cesse d’être un pilier de la compétitivité, ces outils de communication sont tantôt perçus avec crainte ou avec enthousiasme par les entreprises. Quels sont les outils en présence? Nécessitent-ils une formation particulière? Sont-ils intégrables dans des logiciels que nous connaissons déjà? Quels sont les avantages concurrentiels que pourra en tirer une entreprise moderne?

L’éventail des outils

A l’heure actuelle, la tendance va dans le sens d’une plus grande facilité pour l’organisation des visioconférences. Tout le monde est d’accord pour dire qu’il s’agit d’un outil de communication très performant, mais force est de constater que trop souvent des problèmes techniques interviennent (coupures de la transmission, mauvaises résolutions audio ou vidéo). De nombreuses grandes entreprises investissent dans l’intégration de systèmes de visioconférences performants, que ce soit par l’intermédiaire de solutions logicielles ainsi que par l’aménagement de certaines salles entièrement dédiées à la communication web (un des leaders du marché dans le domaine est CBCI Telecom). Mais on trouve aussi de nombreuses autres solutions très recherchées par les entreprises modernes : des intranets performants, des systèmes de messagerie instantanée pour entreprise, des téléphonies sur IP, des terminaux capables d’être reliés à plusieurs numéros de téléphone différents.

La difficulté de l’adaptation

C’est aussi important de pouvoir relier ses solutions logicielles à travers différents terminaux : par exemple accéder à ses services personnels de communication qu'on utilise un poste de PC, une tablette ou bien un smartphone d’entreprise. On réalise donc que l’implémentation de tels outils peut s’avérer très complexe et couteuse. Certaines entreprises font le choix d’investir petit à petit, quand d’autres tentent de rattraper leur retard en un temps très court, ce qui nécessite une formation adéquate des employés. Si vous souhaitez connaitre comment optimiser votre utilisation des outils de communication web au sein de votre entreprise, la meilleure solution est certainement de faire appel à une agence capable de vous donner une formation à ce sujet. C’est le cas par exemple de l’agence Sylbert, qui s’est spécialisé dans la formation informatique en entreprise et qui est devenu rapidement un leader du secteur.

Un avantage budgétaire

Au final, de nombreux avantages sont à la clé pour ces entreprises qui font l’effort d’investir dans la modernisation de leur outil de communication web. Tout d’abord, le premier bénéfice est d’ordre budgétaire. En effet, même si cette modernisation peut s’avérer très couteuse au départ, elle est toujours bien rentabilisée après quelques années, surtout au sein de grandes entreprises ayant une dimension nationales ou internationales. Les systèmes de visioconférences sont généralement les solutions les plus demandées par les entreprises de grande envergure, car ils permettent de faciliter la communication entre plusieurs équipes entières ayant des situations géographiques différentes. Ces salles de visioconférences sont aussi là pour faire briller l’image de marque de l’entreprise en montrant aux collaborateurs la qualité des infrastructures de communication interne. Les outils collaboratifs permettent  au final d’épargner beaucoup d’argent au niveau des déplacements. Les outils les plus modernes de visioconférences donnent vraiment l’impression de se trouver en face d’un collaborateur ou d’un collègue, ce qui permet d’éviter des déplacements coûteux.

Un avantage pour votre image de marque

Comme nous l’avons dit, une entreprise qui dispose d’outils de communication moderne bénéficie d’un avantage important au niveau de son image de marque. Rien de plus plaisant pour un collaborateur ou bien même un client de pouvoir bénéficier d’une transmission claire et d’outils faciles à utiliser (pensons par exemple aux interfaces de SAV présentes sur certains sites commerciaux). Vous ne souhaitez pas payer pour une personne restant à l’accueil, pour seulement quelques visites par jour? Pourquoi ne pas installer un système de vidéo avec un poste à l’accueil. La personne pourra être accueillie et guidée par l’employé qu’elle souhaite rencontrer, sans que celui-ci bouge de son poste. Les idées d’application sont nombreuses et presque sans limites. Toutefois ne négligez jamais la facilité d’utilisation car sans cela, ces outils peuvent facilement se retourner contre vous et nuire à votre image de marque. Une mauvaise implémentation de ces logiciels ou difficulté d’utilisation pour vos collaborateurs vous feront passer pour une entreprise peu professionnelle, en retard sur les possibilités technologiques actuelles, voire pire, une entreprise peu soucieuse de sa communication.

Un avantage pour votre productivité

Enfin, l’avantage le plus évident est celui de la productivité au niveau de vos équipes. Grâce à des outils modernes et bien implantés, une entreprise est capable de gagner en performance et en productivité horaire. Le partage de la connaissance est facilité ce qui permet de rendre tout une équipe bien plus efficace. On note donc un meilleur travail en équipe puisque les différents collaborateurs sont mieux informés et donc à même de prendre de meilleurs décisions. La prise de décision elle-même se trouve accélérée car on peut plus rapidement se concerter. En cas d’urgence, avoir des outils de communication optimisés permet de faire face à de nombreux inattendus et de consulter rapidement les ressources clés de votre entreprise afin de prendre la meilleure décision possible.