Entrepreneur : tout savoir sur le Kbis

Le Kbis est un document essentiel pour une entreprise, car en plus d'être sa pièce d'identité, il démontre sa légalité et certifie son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Il sert de référence pour les tiers et les collaborateurs étant donné qu'il mentionne toutes les informations indispensables concernant une société. Il n'est donc pas étonnant si une mise à jour de cette pièce est exigée en cas de changement relatif au gérant ou à l'entreprise elle-même.

Qu'est-ce le Kbis et que comprend-il ?

Pour créer une entreprise commerciale, quelle que soit sa forme juridique, l'inscription au registre du commerce et des sociétés est une étape obligatoire. Une fois l'immatriculation au RCS réalisée, vous obtenez le Kbis, également connu sous le nom d'extrait Kbis. Cette pièce vous est remise par le greffe du tribunal de commerce. Il est considéré comme la pièce d'identité de votre firme, et prouve l'existence juridique de celle-ci.
Ce document est l'équivalent du numéro SIRET pour les autoentrepreneurs, l'extrait D1 pour les artisans et l'extrait K pour une entreprise individuelle. Il est indispensable dans diverses situations. Il permet aux tiers et aux collaborateurs d'analyser la situation de votre entreprise. Dans tous les cas, votre extrait Kbis doit dater de moins de 3 mois pour être valide.
Différentes informations apparaissent sur le Kbis :

• le nom du greffe d'immatriculation,
• la dénomination de la société, sa raison sociale, son sigle et son enseigne,
• sa forme juridique,
• le montant du capital social,
• l'adresse du siège social,
• la date d'immatriculation,
• la durée d'existence de l'entreprise,
• la nature de l'activité de l'entreprise,
• le nom du domaine des sites web de la firme,
• les différentes informations concernant le dirigeant principal, les administrateurs et les commissaires aux comptes,
• les décisions liées à une possible procédure collective

Ces différents renseignements sont préalablement contrôlés par un greffier.

Comment pouvez-vous utiliser le Kbis pour créer ou développer votre entreprise ?

Le Kbis est requis pour la création de votre société, mais également pour la réalisation de diverses démarches administratives et contractuelles. Comme il a déjà été énoncé, vous devez présenter un extrait Kbis de moins de 3 mois pour prouver que votre société est bel et bien en activité et qu'elle est immatriculée légalement. Ce délai est imposé afin que les informations qui y figurent soient mises à jour. Par exemple, en cas de modification de domiciliation de l'entreprise ou du dirigeant, le changement d'adresse sur le Kbis est incontournable.
L'extrait Kbis doit être par exemple présenté pour pouvoir candidater à un appel d'offre public ou privé dans le cadre du développement de votre firme. Il est aussi exigé pour l'acquisition de véhicules professionnels, l'établissement de factures, l'ouverture d'un compte bancaire professionnel ou tout simplement en cas de litige avec un tiers.

Quels sont les avantages d'avoir un certificat Kbis ?

Vous l'aurez compris, le certificat Kbis est un document fondamental pour la création et le développement de votre société, tout comme le numéro SIRET pour l'autoentrepreneur. Toute entreprise exerçant une activité commerciale doit absolument l'obtenir pour exercer légalement.
L'immatriculation de l'entreprise au registre du commerce et des sociétés vous permet de développer votre business dans les meilleures conditions. L'extrait Kbis fourni vous permet d'émettre les factures légalement, de réaliser des acquisitions relatives à votre entreprise…
À l'inverse, une entreprise non immatriculée et ne disposant pas d'un certificat Kbis est exposée à des risques majeurs. En effet, elle peut être sévèrement sanctionnée, car l'activité peut être assimilée à du travail au noir par la loi. Cette sanction peut aller d'une amende de 45 000 euros, passant par l'emprisonnement durant 3 ans, jusqu'à la suspension du droit d'inscription à la CCI et au tribunal de commerce durant 5 ans.
Disposer du certificat Kbis est donc la clé pour pratiquer votre activité en toute légalité, et avoir la liberté de mettre en œuvre les différentes actions nécessaires pour favoriser le bon développement de votre firme.

Comment demander un certificat Kbis pour votre entreprise ?

Il faut savoir que n'importe qui peut demander l'extrait Kbis d'une entreprise auprès du greffe, car les différentes données qui y sont mentionnées sont publiques. Cela implique que vous pouvez également accéder au Kbis de vos concurrents. Quelles sont les démarches à suivre pour réaliser la demande de ce certificat ?
Si votre entreprise est immatriculée en France, la demande se fera auprès du greffe du tribunal de commerce du lieu de domiciliation de l'entreprise. Celle-ci peut être réalisée en ligne pour plus de praticité. Il vous suffit de respecter les étapes à suivre pour obtenir votre extrait Kbis.
Un formulaire à compléter vous permet d'indiquer la dénomination sociale ou le numéro SIREN/SIRET de l'entreprise en question afin de lancer la recherche. La fiche Infogreffe apparaîtra ensuite, et vous devez entrer dans l'onglet « Voir les documents officiels ». Vous pourrez choisir le mode de réception du document, en cochant sur la case adaptée à vos besoins. Elle peut être envoyée par mail, être téléchargée directement, ou envoyée par courrier. Une fois le choix réalisé, il ne reste plus qu'à terminer la commande.
Si votre entreprise nécessite souvent version la plus récente de votre extrait Kbis, notez qu'il est possible d'en obtenir systématiquement par courrier à chaque nouvelle période de validité. Cependant, cette option n'est valide que pour la demande sur internet. Cela vous évitera de renouveler la demande à chaque fois que vous réaliserez une démarche administrative.

Quels sont les coûts associés à l'obtention d'un certificat Kbis ?

La demande du certificat Kbis n'est pas gratuite. Elle engendre effectivement un coût qui peut varier d'une situation à une autre. Il faut rappeler que le greffier du tribunal de commerce qui s'occupe de la tenue du Registre du commerce et des sociétés vérifie toutes les informations indiquées sur cette pièce.
Pour demander le certificat Kbis de votre entreprise, vous devez donc prévoir :

• 2,69 € si vous envisagez de vous déplacer afin de récupérer le document sur place, auprès du greffe,
• 4,18 € si vous optez pour l'envoi par courrier,
• 3,37 €, soit 2,69 € + 0,68 € par exemplaire pour un envoi électronique

Combien de temps faut-il pour obtenir un certificat Kbis ?

Le délai d'obtention d'un certificat Kbis repose entièrement sur la quantité de travail et la disponibilité du greffe. Notez que les dossiers de création de société sont priorisés, et ces derniers nécessitent environ 72h de traitement (jours ouvrables à partir de la réception du dossier par le greffe). Tout simplement parce que le déblocage du capital de la société en dépend.
Cela implique que l'obtention d'un certificat Kbis mis à jour peut prendre plus de temps. Comptez entre une à deux semaines hors week-end et jours fériés pour obtenir ce document.
Pour mener à bien vos projets et avoir cette pièce d'identité de votre entreprise à temps, rien ne vaut l'anticipation. Réalisez votre demande en avance pour éviter les contretemps.

En somme, le certificat Kbis est un document fondamental pour toute structure souhaitant réaliser une activité commerciale. Il est crucial lors de la création d'une entreprise, car il atteste son existence juridique et prouve son immatriculation au registre du commerce et des sociétés. Il peut également être requis dans le cadre des différentes démarches administratives afin de développer votre société. L'absence de ce certificat peut engendrer des sanctions sévères allant d'une amende à un emprisonnement. Pour exercer en toute légalité, la demande de cette pièce est donc obligatoire. La durée peut aller de quelques jours à deux semaines, et elle se fait auprès du greffe. Pour obtenir votre Kbis à temps, il est vivement conseillé de réaliser la demande en avance.